Käytännön kokonaisopas mediatiedottamiseen – kirjoittamisesta jakeluun ja seurантaan.
Tämä sivu toimii koottuna pikaoppaana mediatiedottamiseen. Jos haluat syvällisempää tietoa yksittäisistä aiheista, jokainen osio linkittää tarkempaan sisältöön.
Mediatiedote noudattaa vakiintunutta rakennetta: otsikko, ingressi, leipäteksti, sitaatti, boilerplate ja yhteystiedot. Tärkein asia kerrotaan ensin – toimittaja ei lue koko tiedotetta ennen päätöstä siitä, onko aihe kiinnostava.
Otsikon tehtävä on herättää kiinnostus ja kertoa uutinen ytimekkäästi. Ingressi kertoo kuka tekee mitä, milloin, missä ja miksi. Leipäteksti avaa asiaa tarkemmin kahdesta neljään lyhyeen kappaleeseen. Sitaatti on vastuuhenkilön kommentti, joka kertoo asian merkityksestä – ei toista faktoja. Boilerplate on lyhyt kuvaus organisaatiosta, joka pysyy samana tiedotteesta toiseen.
Kokonaispituus on 300–500 sanaa. Kirjoitustyyli on asiaproosaa, ei mainosmäistä kieltä.
→ Lue tarkempi kirjoittamisohje
→ Tutustu tiedotteen rakenteeseen elementti kerrallaan
Ennen kirjoittamista on tärkeää arvioida rehellisesti, onko aiheessa uutisarvo. Mediatiedote ei sovi jokapäiväiseen viestintään tai asioihin, jotka kiinnostavat vain omaa organisaatiota. Hyvä testi: kiinnostaisiko tieto sinua, jos lukisit sen lehdestä ilman omaa kytköstä asiaan?
Tyypillisiä hyviä aiheita ovat tuotelanseeraukset, kumppanuudet, nimitykset, tutkimustulokset, tapahtumat ja kriisireaktiot. Tyypillisiä huonoja aiheita ovat "olemme kasvaneet hyvin", "olemme tyytyväisiä tuloksiimme" tai "meillä on hyvä tiimi".
→ Lue mistä aiheesta mediatiedote kannattaa kirjoittaa
Tiedote lähetetään niille toimittajille ja toimituksille, joiden yleisöä aihe kiinnostaa. Hyvä medialista on tarkkaan rajattu – parempi 20 oikeaa vastaanottajaa kuin 200 satunnaista. Sähköposti on edelleen yleisin ja usein tehokkain tapa. Jakelupalvelut laajentavat tavoittavuutta, mutta eivät korvaa henkilökohtaista kontaktia.
Paras lähetysajankohta on yleensä tiistai–torstai aamupäivällä. Perjantai-iltapäivät, juhlapyhät ja suurten uutistapahtumien ajankohdat kannattaa välttää.
→ Lue kattava opas jakeluun ja lähettämiseen
Tiedotteen lähettämisen jälkeen seurataan, mitkä mediat kirjoittivat aiheesta ja mitä ne kirjoittivat. Mediaseuranta voi olla manuaalista Google-hakua tai maksullisten mediaseurantapalveluiden käyttöä. Myös verkkosivujen liikenne tiedotteen lähettämisen jälkeen kertoo tiedotteen vaikutuksesta.
→ Lue tarkemmin tulosten seurannasta
Eri tilanteet vaativat erilaisen lähestymistavan. Kriisitilanteessa tiedote on kirjoitettava nopeasti ja selkeästi ilman puolustelevia kiertoilmaisuja. Tuotelanseerauksessa korostuvat tuotteen ominaisuudet ja saatavuus. Tapahtumista tiedotetaan sekä ennen tapahtumaa että sen jälkeen.
Valmiit tiedotepohjat helpottavat aloittamista. Sivustolta löytyy pohjat perustilanteeseen, kriisiviestintään, lanseeraukseen, tapahtumaan ja nimitykseen.