Tapahtumista tiedotetaan sekä ennen että jälkeen. Molemmilla on oma tarkoituksensa ja oma rakenteensa.
Tapahtumatiedottaminen jakautuu kahteen selvästi erilaiseen vaiheeseen: ennen tapahtumaa lähetettyyn kutsuun tai ennakkotiedotteeseen ja tapahtuman jälkeen lähetettävään jälkitiedotteeseen. Näillä kahdella on eri tarkoitus, eri vastaanottajat ja eri sisältö.
Ennen tapahtumaa lähetetty tiedote on kutsu. Sen tarkoitus on saada toimittajat paikalle tai herättää heidän kiinnostuksensa kirjoittaa tapahtumasta ennakkoon. Ennakkotiedote lähetetään tyypillisesti 1–2 viikkoa ennen tapahtumaa, jotta toimittajat ehtivät järjestellä aikataulunsa.
Ennakkotiedotteen keskeisimmät tiedot ovat mitä tapahtuu, milloin ja missä, kuka puhuu tai esiintyy, mikä on tapahtuman teema tai tärkein viesti, sekä onko tapahtuma avoin medialle ja miten akkreditointi tapahtuu. Jos tapahtumassa on tunnettuja puhujia tai aihe on erityisen ajankohtainen, se kannattaa tuoda selkeästi esiin otsikossa ja ingressissä.
Lähetä toimittajille henkilökohtainen sähköposti tiedotteen lisäksi, jos haluat, että he ottavat kalenterissaan paikan. Yleisesti lähetetty kutsu on helppo sivuuttaa – henkilökohtainen pyyntö on vaikeampi ohittaa.
Tapahtuman jälkeen lähetetty tiedote kertoo, mitä tapahtumassa tapahtui. Se on erityisen tärkeä, jos toimittajat eivät päässeet paikalle – jälkitiedote antaa heille mahdollisuuden kirjoittaa tapahtumasta jälkikäteen. Jälkitiedote lähetetään mieluiten saman päivän aikana tai viimeistään seuraavana päivänä, kun asiat ovat vielä tuoreena.
Jälkitiedotteessa kerrotaan tapahtuman tärkeimmät puheenvuorot tai päätökset, mahdolliset tiedotettavat tulokset tai päätökset, osallistujamäärät ja muut merkittävät faktat, sekä suoria sitaatteja puhujilta. Jälkitiedotteeseen voidaan liittää myös valokuvia tapahtumasta, mikä lisää sen kiinnostavuutta.
Kaikista tapahtumista ei kannata lähettää mediatiedotetta. Sisäiset tilaisuudet, pienet verkostoitumistapahtumat tai pelkästään omalle asiakaskunnalle suunnatut tilaisuudet eivät yleensä kiinnosta mediaa laajemmin. Mediaa kiinnostaa tyypillisesti tapahtuma, jolla on laajempi yhteiskunnallinen merkitys, julkinen tapahtuma, johon kuka tahansa voi osallistua, korkean profiilin puhujat tai esiintyjät, sekä tapahtuma, jossa esitellään tutkimustuloksia tai merkittäviä uutisia.
Tapahtuman jälkeen lähetetyissä tiedotteissa kuvilla on erityinen merkitys. Toimittaja, joka ei päässyt paikalle, tarvitsee kuvitusta mahdollista juttua varten. Laadukkaat valokuvat tapahtumasta – esiintyjistä, yleisöstä, keskeisistä hetkistä – parantavat merkittävästi mahdollisuuksia, että juttu julkaistaan kuvalla.