Kuinka pitkä lehdistötiedotteen pitää olla? Lyhyt vastaus: lyhyempi kuin luulet.
Lehdistötiedotteen ihanteellinen pituus on yksi sivusta kahteen – käytännössä noin 300–500 sanaa. Tämä on riittävästi kaiken oleellisen kertomiseen, mutta ei niin paljon, että toimittajan kiinnostus ehtii herpaantua.
Lyhyempi tiedote – alle 200 sanaa – jää usein liian pintapuoliseksi eikä anna toimittajalle riittävästi materiaalia jutun kirjoittamista varten. Pidempi tiedote taas harventaa lukijaa: toimittajalla ei yksinkertaisesti ole aikaa lukea kolmen sivun dokumenttia.
Toimittajat käsittelevät suuren määrän tiedotteita päivittäin. Pitkä tiedote ei tarkoita, että siinä on enemmän asiaa – usein se tarkoittaa vain, että kirjoittaja ei ole vaivautunut tiivistämään. Tiivistäminen on työtä, ja se työ on tiedottajan, ei toimittajan.
Toinen syy lyhyyteen on käytännöllinen: tiedotteen teksti ei päädy sellaisenaan lehteen. Toimittaja kirjoittaa oman juttunsa tiedotteen perusteella. Kolmen sivun tiedote ei tuota kolmen sivun juttua – se tuottaa saman lyhyen uutisen kuin hyvin kirjoitettu yhden sivun tiedote.
Jos tiedotteesi on yli 500 sanaa, käy se läpi ja mieti jokaisen kappaleen kohdalla: tarvitaanko tätä tässä tiedotteessa? Usein vastaus on ei – kyseinen tieto kuuluu liitteeseen tai taustamateriaaliin.
Joissakin tilanteissa pidemmälle tiedotteelle on perusteltu syy. Tutkimustulosten julkistaminen voi vaatia enemmän kontekstia ja metodologian kuvailua. Kriisiviestintätilanne saattaa vaatia kattavampaa selvitystä tapahtuneesta. Monimutkaiset yritysjärjestelyt voivat myös vaatia lisäselitystä.
Näissäkin tapauksissa suositus on pitää varsinainen tiedote tiiviinä ja sijoittaa lisätieto erillisiin liitteisiin tai taustamuistioihin, jotka lähetetään tiedotteen mukana.
| Pituus | Sanamäärä | Arvio |
|---|---|---|
| Liian lyhyt | alle 200 | Liian pintapuolinen, ei anna toimittajalle riittävästi |
| Ihanteellinen | 300–500 | Riittävä mutta tiivis |
| Hyväksyttävä | 500–700 | Toimii jos aihe on monimutkainen |
| Liian pitkä | yli 700 | Herpaannuttaa lukijan, vaatii lyhentämistä |