Jos et ole koskaan kirjoittanut mediatiedotetta, tämä artikkeli on sinulle. Käymme läpi koko prosessin ideasta valmiiseen tiedotteeseen.
Mediatiedotteen kirjoittaminen ensimmäistä kertaa voi tuntua haastavalta. Miten se aloitetaan? Mitä siihen kirjoitetaan? Ja ennen kaikkea – kuka sen edes lukee? Nämä ovat täysin normaaleja kysymyksiä, ja tässä artikkelissa käymme ne kaikki läpi käytännönläheisesti.
Hyvä uutinen on, että mediatiedote ei ole mystinen dokumentti. Sillä on selkeä rakenne, selkeä tarkoitus ja selkeä kohdeyleisö. Kun nämä kolme asiaa ymmärtää, kirjoittaminen muuttuu huomattavasti helpommaksi.
Ennen kuin kirjoitat sanaakaan, kysy itseltäsi: onko minulla oikeasti uutinen? Uutinen ei tarkoita, että yritykselläsi on jotain uutta kerrottavaa – se tarkoittaa, että asialla on merkitystä jollekin muullekin kuin sinulle.
Hyviä aiheita ensimmäiselle tiedotteelle ovat esimerkiksi uuden tuotteen tai palvelun lanseeraus, merkittävä kumppanuus tai sopimus, nimitys johtotehtävään, tutkimustulokset tai selvitykset, ja tapahtumat, jotka ovat avoimia yleisölle tai medialle.
Jos et ole varma, onko aiheesi riittävä, kysy itseltäsi: kirjoittaisiko paikallislehti tästä, jos kuulisi siitä? Jos vastaus on ehkä tai kyllä, jatka eteenpäin.
Ennen kuin avaat tekstinkäsittelyohjelman, kerää valmiiksi kaikki faktat, joita tiedotteessa tarvitaan. Kuka, mitä, milloin, missä ja miksi – nämä viisi kysymystä ovat perustana kaikelle. Lisäksi tarvitset sitaatin joltakin vastuuhenkilöltä organisaatiossasi sekä yhteystiedot toimittajia varten.
Aloita otsikosta, vaikka se muuttuu myöhemmin. Otsikon kirjoittaminen pakottaa sinua miettimään, mikä on tiedotteesi tärkein viesti. Jos et pysty kirjoittamaan selkeää otsikkoa, sinulla ei ehkä vielä ole tarpeeksi selkeää kuvaa siitä, mitä olet kertomassa.
Hyvä otsikko kertoo konkreettisen asian: "Tamperelainen yritys avaa uuden palvelun etätyöntekijöille" on hyvä. "Yrityksemme tuo markkinoille innovatiivisen ratkaisun" on huono.
Ingressi on yksi tai kaksi lausetta, jotka kertovat uutisen ytimen. Sen pitäisi vastata kaikkiin viiteen peruskysymykseen – tai ainakin tärkeimpiin niistä. Ingressi on tiedotteen tärkein kappale, koska monet toimittajat lukevat vain sen.
Yritä kirjoittaa ingressi yhteen lauseeseen. Jos se on mahdotonta, aiheesi on ehkä liian monimutkainen yhdelle tiedotteelle tai et ole vielä selkeyttänyt pääviestisi.
Leipätekstissä avaat aihetta tarkemmin. Kirjoita kaksi tai kolme lyhyttä kappaletta, jotka antavat lisäkontekstia ingressin tiedoille. Tässä kohtaa voit kertoa taustaa, lisätietoja ja muita oleellisia yksityiskohtia.
Muista: tärkein asia on jo kerrottu ingressissä. Leipätekstissä lisätään kerroksia, ei korjata puutteita.
Pyydä johtajalta tai muulta vastuuhenkilöltä kommentti, joka sopii tiedotteeseen. Hyvä sitaatti ei toista faktoja – se kertoo miksi asia on tärkeä tai merkittävä. Muokkaa sitaatti tarvittaessa, mutta hyväksytä se aina kyseisellä henkilöllä ennen lähetystä.
Tiedotteen loppuun tulee organisaation lyhyt kuvaus (boilerplate) ja yhteystiedot. Boilerplate kirjoitetaan kerran ja käytetään kaikissa tiedotteissa. Yhteystietoihin laitetaan henkilön nimi, titteli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Lue tiedote läpi ainakin kerran ääneen. Kuulostaako se luontevalta? Onko siinä kirjoitusvirheitä? Ovatko kaikki faktat oikein? Anna jonkun muun lukea se myös – tuore silmäpari huomaa asioita, jotka kirjoittaja on sokeutunut.
Kun olet tyytyväinen, lähetä tiedote valitsemillesi toimittajille. Lue tarkemmin tiedotteen jakeluun.